Toelichting rechtmatigheidsfouten
Met ingang van het boekjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording definitief ingevoerd. Vanaf boekjaar 2023 legt het college in de jaarrekening verantwoording af aan de gemeenteraad over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. In de paragraaf bedrijfsvoering gaan we vervolgens in op de geconstateerde rechtmatigheidsfouten groter dan 100.000 euro en verbeteringen in de interne beheersing.
Het totaal van de geconstateerde rechtmatigheidsfouten bedraagt 7.301.930 euro. Hiervan heeft een bedrag van 6.791.930 euro betrekking op de begrotingsrechtmatigheid, welke op grond van artikel 11 lid 4 acceptabel zijn en niet nader in deze paragraaf Bedrijfsvoering hoeven te worden toegelicht. De resterende fout van 510.000 euro betreft het voorwaardencriterium. Het gaat om een drietal rechtmatigheidsfouten, die betrekking hebben op overschrijdingen van de Europese drempelwaarde bij aanbestedingen van leveringen en diensten. De hierbij geconstateerde fouten groter dan 100.000 euro zijn:
Adviesdienst | |
Norm | EU aanbestedingsdrempels voor diensten |
|---|---|
Bevinding | De uitgaven over een periode van vier jaar liggen hoger dan de maximaal toegestane overschrijdingen in de aanbestedingswet (uitzonderingsbepalingen in artikel 2:163). Zowel voor de drempel van 10% als mogelijk maximaal 50% overschrijding op de geïndexeerde contractwaarde (mits onderbouwd). Daarmee komen uitgaven boven alle drempelwaarden en hadden Europees aanbesteed moeten worden. |
Effect | Rechtmatigheidsfout van € 118.000 in de periode 1/1/23 – 31/12/2023 |
Verbetering voor de toekomst | Het werken met een inkoopraming is inmiddels onze standaard. Continuïteit in het project (t)Huisvesting was de voornaamste reden om voor deze dienstverlening niet tussentijds opnieuw aan te besteden. De verbouwing van het gemeentehuis beschouwen wij als een uniek project en niet maatgevend voor andere inkooptrajecten. Daar komt bij dat deze dienstverlening in het voorjaar van 2024 wordt afgerond. |
Levering | |
Norm | EU aanbestedingsdrempels voor leveringen |
|---|---|
Bevinding | De inkoop van vaste inrichting is ten onrechte meervoudig onderhands tot stand gekomen. De overeenkomst is voor een bedrag van € 278.000 ex BTW aangegaan, de werkelijke uitgaven zijn hoger. De raming van deze aanbesteding was onder de Europese drempelwaarde, waardoor de aanbesteding meervoudig onderhands werd uitgezet. De inschrijvingen bleken boven deze drempelwaarde uit te komen. Om geen verdere vertraging op te lopen, ging ons college eind 2022 akkoord met deze overeenkomst en accepteerde de onrechtmatigheid. |
Effect | Rechtmatigheidsfout van € 208.000 in de periode 1/1/23 – 31/12/2023 |
Verbetering voor de toekomst | Het betreft een eenmalige, unieke investering inzake de vaste inrichting, waarbij de langere doorlooptijd nodig was voor afstemming met de verschillende gebruikers van het gemeentehuis (raad en ambtelijke organisatie). Voor toekomstige langlopende projecten vinden wij het van belang dat tijdig met de aanbestedingen gestart wordt. |
Adviesdienst | |
Norm | EU aanbestedingsdrempels voor diensten |
|---|---|
Bevinding | Deze uitgaven zijn in 2022 al als onrechtmatig aangemerkt. In 2023 is geen sprake van wijzigingen van omstandigheden en daarmee blijft de onrechtmatigheid in stand. |
Effect | Rechtmatigheidsfout van € 106.000 in de periode 1/1/23 – 31/12/2023 |
Verbetering voor de toekomst | In de loop van 2024 zetten we deze dienst via de Inhuurdesk rechtmatig uit. |
Voor de rechtmatigheidsverantwoording deden we ook een uitgebreide check op de begrotingsrechtmatigheid, de raad autoriseerde ons college op taakveldniveau. De check betekent alle taakvelden nalopen op afwijkingen ten opzichte van de begroting. De lastenkant en de batenkant bekeken we afzonderlijk. Elke afwijking is een onrechtmatigheid, zowel een overschrijding als een onderschrijding. In de financiële verordening bepaalde de gemeenteraad welke begrotingsafwijkingen acceptabel zijn:
a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
c. De overschrijding is gemeld vóór de vaststelling van de jaarrekening.
d. Er is sprake van hogere inkomsten.
Een tweetal begrotingsafwijkingen 2023 viel onder categorie c. Deze meldden we vóór het vaststellen van de jaarrekening 2023 aan de gemeenteraad. Leerpunt voor 2024 is dat we realistischer moeten begroten. In 2024 gaan we daar meer op sturen door een analyse van de oorzaken van de verschillen in 2023 en een kritische check op de budgetten in oktober ter voorbereiding op de decemberwijziging 2024. Ook voert de directie managementgesprekken met de teamleiders en programmamanagers, gericht op de voortgang van de uitvoering van de begroting en projecten.